Kreş Yazılımını Değiştirirken Veriler Nasıl Dışa Aktarılır?

Önce hangi veriye ihtiyacınız olduğunu belirleyin

Kreş yazılımı değiştirirken veri dışa aktarma planı, eski hesabın kapanacağı gün başlamamalıdır. Hangi kaydın alınacağı, hangi biçimde teslim edileceği ve yeni sistemde nerede kullanılacağı önceden belirlenmelidir. Her sağlayıcının bütün verileri aynı yöntemle vereceği varsayılmamalıdır.

Öğrenci listesi, veli ilişkileri ve geçmiş günlük kayıtlar farklı dosyalarda bulunabilir. Sadece isim ve telefon sütunlarından oluşan bir çıktı, eski sistemdeki bütün işleyişin taşındığı anlamına gelmez.

Bir aktarım kapsamı tablosu hazırlayın

Alınacak her veri grubu için kaynak ekran, dosya biçimi, sorumlu kişi ve kontrol yöntemini yazın. Fotoğraf ve belgeler varsa bunların hangi öğrenciyle eşleşeceğini de sorun. İsim benzerliği üzerinden otomatik eşleştirme yapmak yerine güvenilir kayıt anahtarlarının nasıl korunacağını netleştirin.

• Öğrenci ve sınıf bilgileri.
• Veli-öğrenci ilişkileri ve erişim kapsamı.
• Gerekli geçmiş kayıtlar ve tarih bilgileri.
• Taşınması kararlaştırılan belgeler ve dosya eşleşmeleri.

Küçük bir örneği önce doğrulayın

Tüm veriyi aktarmadan önce yetkilendirilmiş küçük bir örnekle kontrol yapın. Türkçe karakterler, tarih sırası, saat dilimi ve başında sıfır bulunan numaralar gibi ayrıntılara bakın. CSV dosyasının açılması, içindeki bütün değerlerin doğru yorumlandığını kanıtlamaz.

Eski ve yeni sistemde aynı örneği karşılaştırın. Aynı çocuğun kardeş ilişkisi, birden fazla veli kaydı ve geçmiş sınıf değişikliği varsa yalnızca satır sayısını kontrol etmek yeterli değildir. İlişkilerin anlamı da korunmalıdır.

Aktarım ile arşivi ayrı düşünün

Her eski kaydın yeni sistemin aktif ekranına aktarılması gerekmeyebilir. Hangi bilginin kullanılacağı, hangisinin kontrollü arşivde tutulacağı kurumun ihtiyacına ve geçerli yükümlülüklerine göre değerlendirilmelidir. Bu yazı saklama süresi belirlemez.

Dosyalara erişimi gerekli kişilerle sınırlayın. Gerçek çocuk verilerini destek almak için açık bağlantılara, herkese açık araçlara veya kontrolsüz mesaj gruplarına yüklemeyin. Aktarım yolunu ve erişim süresini taraflarla önceden belirleyin.

Geçiş günü için kontrol noktası bırakın

Son aktarımın hangi tarih ve saate kadar olan kayıtları içerdiğini not edin. İlk örnekten sonra girilen yeni kayıtların nasıl alınacağını planlayın. Yeni sistem doğrulanmadan eski verilerin silinmesi gibi geri dönüşü zor adımlar atmayın.

eKreş’e geçişi görüşürken örnek alan listesini ve mevcut sağlayıcının sunabildiği dosya biçimlerini paylaşın. Hazır aktarım desteği veya her kaydın birebir taşınacağı sözü, kapsam incelenmeden verilmemelidir.

Kurumunuzun günlük işleyişini planlamak için eKreş’i inceleyin, diğer rehberlere bakın veya deneme başvurusu oluşturun.